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展示会の準備が間に合わない｜出ないと決めるのも作戦

展示会に出るか見送るかを、流されずに自分で決める。その判断を、手でそっと傾けて砂の流れを止めかけた砂時計で表したイラスト。
締切を決めた作業が、計画表に並んでいます。そのうちいくつもが、締切を過ぎたまま手つかずになっている。
商品開発を手伝っている会社さんと、2週間に1回の定例の打ち合わせをしたときのことです。計画表は僕にも共有してもらっていて、その日はこの話から切り出しました。当初の予定通りなら、今ごろはもう全部出来上がっているはずだったんです。
展示会に向けて準備を進めていたら、手が回らなくなった。よくある話です。ただ、一番まずいのは「間に合わない」ことそのものではないと、僕は思っています。まずいのは、今回の展示会に出るのか、見送って次の回に延ばすのかを決めないまま、ずるずると本番が近づいてくること。見送るのも、作戦として決めるなら一つの手です。

残り時間は、見た目より短い

計画表を見ながら、残りの時間を数えてみました。
次の展示会までは、まだ半年ほどあります。これだけ聞くと、余裕があるように感じます。
でも、決める時期はもっと手前にありました。出展枠の募集は、約1ヶ月後に始まる予定です。僕は、募集が始まる前に、出るか見送るかを決めておきたいと思っていました。計画では、試作の開始も翌月です。試作に入れないと、展示会に並べる物が揃わない。今の状態で、そこまで来ているのか。そこも気がかりでした。
募集が始まるまでに定例で話せるのは、あと2回ほどです。

「ずるずるというわけにもいかない」

相手の会社さんは、ちょうど社内の事情が重なって、手が回らない時期でした。実際に作業を回しているのは2人です。
スケジュールは大丈夫なのか、と計画表の話を向けると、「言われるとおり、本当に怪しくなってきていて」と返ってきました。
「一回、スケジュールを冷静に見直してみたいと思います。ずるずるというわけにもいかないので」と、その上で続けてくれました。
間に合うのか、間に合わないのか。答えはまだ出ていないけど、このまま流していい話ではない。

飛ばすのも、作戦ならあり

極論、次の回を飛ばして、その次に向けたっていい。作戦としてそう判断するなら、全然ありやと思っています。
一回見送れば、出展の機会はさらに半年ほど先になります。軽い判断ではありません。
出展を目標にして動いてきた人にとって、「出ない」は口にしにくい選択肢です。逃げに見えるし、僕自身、ある意味では逃げかもしれないと思っています。
それでも、ありだと思う理由があります。

何も残らないのは「なあなあ」のとき

打ち合わせでも伝えたんですが、「僕が一番嫌なのは、作戦でそうしたわけでもないのに、なあなあで『今回はダメでした』みたいになること。それだと何も残らないんですよね」。
決めずに流すと、準備は半端なまま締切が来ます。出るにしても中途半端な形になるし、出ないにしても、次の回に向けた段取りは何もない。
延ばすと決めて延ばしたなら、話は変わります。次に間に合わせるための時間が手元に残るし、その時間で段取りを組める。同じ「今回は出ない」でも、決めたかどうかで、その後がまるで違ってきます。

決めるのは「無理そうだ」と見えた時点

じゃあ、いつ決めるのか。
無理そうだと見えてきたら、やるかやらないかを、そこで決める。やるなら本気でやる。無理なら一回延ばして、次こそ間に合わせるための作戦を組む。
遅くとも、出展枠の申し込みまでには決めておきたいところです。申し込むのは、出ると決めるのとほぼ同じことだからです。
やると決めて、それでも手が足りないなら、「お前ももっと働けよ」って僕に振ってくるのも、作戦の一つです。

おわりに

打ち合わせのあと、相手の会社さんはスケジュールを一度見直して、改めて連絡をくれることになりました。
出るのか、延ばすのか。どちらを選んでも、決めたならそれは作戦です。
自分たちの計画表を、一度開いてみてください。締切を過ぎた手つかずの作業が並んでいたら、そこが決め時やと思います。出るか延ばすか、決めきれないときは、その話し合いに呼んでください。
この記事は、実際の打ち合わせを基にしていますが、お相手の会社名や商品の内容は伏せています。
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